Gestão

Ciclo PDCA: O que é e como aplicar?

Em um mundo cada vez mais dinâmico e competitivo, as empresas que querem se destacar precisam investir constantemente na melhoria de seus processos. É aqui que entra o ciclo PDCA, uma metodologia amplamente utilizada para promover a gestão da qualidade e a resolução dos problemas organizacionais.

Ele permite que empresas de todos os portes consigam estruturar um processo de análise, planejamento, execução e monitoramento de suas atividades, garantindo resultados cada vez melhores.

Neste artigo, nós vamos entender de forma detalhada como funciona o ciclo PDCA, quais suas etapas principais e subdivisões, além de descobrir como aplicá-lo de forma eficiente.

Boa leitura!

O que é PDCA

Também conhecido como o Ciclo de Deming, o PDCA é uma ferramenta de qualidade que possibilita a melhoria contínua de processos e serviços, além de ser amplamente utilizada para a resolução de problemas organizacionais. E aqui entendemos “problema” como a distância entre a situação atual que a empresa se encontra em determinado aspecto, com a meta a ser atingida.

O PDCA é dividido em 4 partes principais, tendo 8 subdivisões no total, mas calma! Vai ficar fácil de entender. Primeiro você vai conhecer um pouco de cada uma das fases principais, em seguida vamos passo a passo nos aprofundar em cada uma das subdivisões.

A palavra PDCA é um acrônimo, o que quer dizer que cada letra representa uma palavra, que são: Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Controlar) e Action (Ação). Vamos entender melhor cada fase:

4 etapas do PCDA

Plan (Planejar)

Nessa fase são identificados quais são os pontos que necessitam de melhoria, assim como quais são as expectativas de resultados da gestão com o planejamento.

É nessa fase também que é criado um plano de ação e alinhado aos objetivos da empresa. Sendo importante lembrar que as metas e objetivos devem ser construídas de modo a serem claras e bem definidas.

Para tal, não se esqueça de utilizar as metas SMART, uma metodologia poderosa que garante metas bem trabalhadas e orientadas para o resultado.

Do (Execução)

Depois de tudo planejado, é chegada a hora de colocar em prática! Aqui o plano deverá ser compartilhado com todos os envolvidos e ser efetivamente executado, garantindo que não ocorram desvios do que foi planejado.

Uma dica importante aqui é que haja o treinamento dos colaboradores envolvidos no plano de ação, para que tudo saia como foi pensado. Além de ser feito um acompanhamento de perto da execução, levantando dados que serão úteis para o próximo passo.

Check (Controlar)

Existe uma máxima em gestão que diz: “Aquilo que não pode ser medido, não pode ser controlado”. Por isso é necessário coletar todos os dados possíveis do passo anterior, para ser possível entender se houve ou não desvios durante a execução.

É interessante que sejam elaborados relatórios de controle, pois assim poderá ser feito um comparativo entre o cenário anterior a aplicação do plano de ação, além de analisar se a distância entre o cenário atual e a meta estipulada teve redução ou permanece a mesma.

Action (Ação)

A última etapa do método é analisar os resultados obtidos e agir de modo a corrigir possíveis diferenças identificadas entre a meta e o cenário atual. Isso quer dizer que se os resultados foram positivos, a gestão pode optar por dar seguimento ao ciclo PDCA, somente aprimorando e acrescentando melhorias, já se forem encontradas diferenças, devem ser analisadas, terem suas causas encontradas, e então serem solucionadas.

Vale lembrar que o ciclo PDCA é uma metodologia de melhoria contínua, isso significa que deve ser reiniciada após cada fim de ciclo. Existe específico, onde o método se transforma, sendo necessária somente a manutenção, falaremos mais sobre isso no decorrer do artigo.

8 subdivisões do PDCA

As subdivisões do PDCA estão dentro das 4 etapas principais, e elas existem para facilitar o processo de compreensão e aplicação do ciclo. Seguindo cada uma delas é possível fazer o uso dessa ferramenta de forma intuitiva.

Identificação do problema

Identificar os problemas deve ser a primeira etapa a ser realizada, isso porque sem saber exatamente o que precisa ser solucionado, fica difícil desenhar um planejamento eficiente.

Vale lembrar que podemos definir problema como um resultado indesejado ou a diferença entre o cenário atual e o que se quer alcançar.

Fazendo um comparativo entre os resultados da empresa (é possível obter esses resultados por meio dos Indicadores de Desempenho) e algum benchmarking do mercado em que a empresa atual, é possível encontrar os problemas a serem solucionados.

É a partir daí que a gestão poderá desenvolver metas, levando em consideração o desempenho da empresa em relação a outras do setor é possível compreender se a empresa está a frente das concorrentes ou se precisa de melhorias.

Desdobramento do problema

Depois de encontrado os problemas, é necessário que seja feito um desdobramento, que nada mais é do que identificar quais são os problemas menores envolvidos.

Para ficar mais claro, vamos usar o exemplo de uma empresa que teve uma queda de 15% em seu lucro líquido em determinado trimestre. O problema a ser resolvido então é a queda no lucro, mas qual o motivo dessa queda?

A redução no lucro líquido pode ser um reflexo de algumas situações, a empresa pode ter aumentado suas despesas operacionais ou não operacionais, pode ter ocorrido um aumento nos custos de produção, a empresa pode ter vendido menos, entre outros.

Levantamento de causas

É nessa etapa em que serão mais aprofundadas as reais causas dos problemas, pois é para elas que a gestão deve olhar na hora de desenhar um plano de ação eficiente. Nós as chamamos de causa raiz.

Ainda no nosso exemplo, imagine que foi descoberto durante o desdobramento que a causa para a queda de 15% no lucro líquido foi uma redução no volume de vendas.

É preciso então descobrir qual a casa raiz dessa redução nas vendas, pois só assim será possível desenvolver um plano. Para deixar ainda mais claro, pense assim, saber que houve uma redução no volume de vendas é importante, saber que a redução no volume de vendas é devido ao alto tempo de espera de um cliente para ser atendido, é essencial.

Algumas ferramentas que podem ajudar a gestão nesse momento são:

Brainstorming

Esse termo, que vem do inglês e significa “tempestade de ideias”, consiste em reunir as pessoas que possam auxiliar na identificação. A ideia é que com mais pessoas trabalhando juntas, a eficiência em encontrar as verdadeiras causas para os problemas seja maior. Além de que, com a participação ativa das pessoas, também aumente o engajamento de todos para as próximas etapas do ciclo.

Diagrama de Ishikawa

O diagrama de Ishikawa, também conhecido como espinha de peixe, é uma ferramenta que possibilita a gestão organizar de forma visual as possíveis causas de um problema, tornando mais clara a identificação das verdadeiras causas raízes.

O diagrama é compostos por 6 tópicos, conhecidos como os 6Ms, que são: Método; Máquina; Medida; Meio Ambiente; Material e Mão de Obra. A partir desses 6 tópicos é que serão distribuídas e organizadas as possíveis causas. Como na imagem abaixo:

Plano de ação (5W2H)

Depois de identificado de definir quais problemas precisam ser resolvidos, feito os desdobramentos e identificadas causas raízes, é o momento da propor medidas que irão solucioná-las, e isso será feito por meio de um plano de ação. É importante lembrar que, para garantir a eficiência desse plano é necessário que as ações sejam muito bem estruturadas e que contemplem cada causa raiz.

Para a criação do plano de ação é interessante que seja utilizado outra ferramenta, a metodologia conhecida como 5W2H. A matriz é composta por perguntas (em inglês, por isso as siglas W e H) que irão apontar as principais necessidades, auxiliando a gestão a propor soluções assertivas.

Execução do Plano

Essa subdivisão faz parte da segunda etapa do ciclo PDCA, a fase “Do (Executar)”, e é aqui onde o plano de ação será colocado em prática. É nessa fase também que todas as pessoas deverão ser comunicadas e treinadas, garantindo que o plano funcione como o planejado.

É importante também fazer uma avaliação das tarefas, entendendo qual fase de execução em que se encontram, em outras palavras, qual está sendo o andamento de cada tarefa proposta.

Para isso, é possível utilizar aplicativos de gerenciamento de tarefas, ou até mesmo ferramentas de gestão, como a Matriz Eisenhower, o Scrum, o Kanban ou a WaterFall.

Controle dos Resultados

Existe algo de peculiar com essa fase, apesar de estar organizada após a etapa de implementação do plano de ação, é aconselhável que a fase “Check (Controle)” comece paralelamente a “Do (Executar)”, isso porque é mais fácil garantir um controle eficaz das tarefas ao mesmo tempo em que elas são executadas.

Ou seja, essa etapa tem a função de realizar um monitoramento das atividades, para servir como base para a nossa próxima subdivisão, já entrando na fase Action (Ação).

Análise dos desvios e implantação de ações corretivas

É de extrema importância fazer uma análise crítica de quais foram os resultados obtidos com o plano de ação, uma vez que, é a partir dessa análise que podem ser realizadas contramedidas para eliminar os desvios.

Caso alguma ação proposta no plano não tenha dado resultado, é necessário saber o verdadeiro motivo de não ter tido êxito, do contrário, o problema pode continuar sem uma devida solução.

Para auxiliar nessa análise pode ser feita a utilização do relatório de 3 gerações, uma ferramenta japonesa que consiste em uma descrição com três etapas de avaliação, que lembram muito: Passado; Presente e Futuro.

Onde, a avaliação de “passado” será sobre o que foi planejado, a avaliação de “presente” sobre o que está sendo executado, e por último a avaliação de “futuro”, que será sobre quais serão as ações corretivas.

Para problemas mais complexos pode ser utilizada a metodologia FMEA, que em inglês significa Failure Mode and Effect Analysis, traduzido para o português Análise de Modos de Falha e seus Efeitos.

Padronização

Essa é a oitava e última subdivisão e trata-se da padronização de processos quando atestado que foram alcançadas as metas propostas pela gestão. A padronização é maneira mais simples de garantir a manutenção e repetição das ações que levaram aos resultados positivos.

Qual a importância do PDCA

Como dizia o grande empresário Abílio Diniz “uma empresa é feita de pessoas e processos”. Isso quer dizer que essas duas variáveis se interligam, trabalham em harmonia para que a empresa tenha sucesso. Logo, é muito importante ter um time de pessoas que agreguem para a organização, assim como é essencial possuir processos eficientes.

O ciclo PDCA, por meio da melhoria contínua de processos, ajuda a garantir que essa segunda peça-chave da organização esteja de acordo com o que se espera dela, identificando oportunidades de melhoria e corrigindo falhas.

Para que fique ainda mais claro a importância dessa poderosa ferramenta de gestão, podemos citar alguns benefícios, que são:

• Ajuda a gestão a tomar decisões mais assertivas;

• Evita desperdício de tempo, e consequentemente dinheiro, em tarefas desnecessárias;

• Melhora os fluxos de trabalho;

• Age diretamente na melhora de processos dentro da empresa;

• Aumenta a produtividade, uma vez que existe um direcionamento de tarefas;

• Garante um diagnóstico preciso dos problemas da empresa;

• Ajuda a gestão a propor soluções eficazes para resolução de problemas.

Qual a diferença entre PDCA e PDSA

Quando o assunto é gestão de qualidade, é comum encontrar também as siglas PDSA, que muito se assemelham ao ciclo PDCA. Isso porque trata-se de uma derivação do ciclo.

PDSA significa Plan; Do; Study e Action, onde a letra C de “Check” é substituída pela letra S de “Study”. A ideia com essa substituição é de aprofundar ainda mais os estudos nas ações que são executadas.

Ou seja, ao invés de simplesmente acompanhar o que está sendo executado, fazer efetivamente um levantamento dos resultados para cada ação, podendo assim ter um melhor entendimento do que está acontecendo.

Conclusão

Em resumo, o ciclo PDCA é uma excelente ferramenta de gestão de qualidade, que atua diretamente na melhoria contínua de processos, para garantir que a empresa alcance as metas propostas pela gestão.

A ferramenta é composta por 4 etapas principais e 8 subdivisões, que contemplam todos os passos pelos quais um problema (lembrando que definimos problema como a distância entre o cenário atual e meta) deve passar para ser solucionado.

Além disso, uma vez que o problema é solucionado, o ciclo PDCA também ajuda na padronização de ações que garantiram os resultados positivos que a empresa obteve.

Caio Maillis

Eu sei bem como é sentir que está sempre correndo atrás, tentando fazer as coisas darem certo sem ver obter o retorno que merece, pois já tentei de tudo: fui ajudante geral, ajudante de mecânico, cantor de música sertaneja, vendi camisetas, revendi panelas… mas em tudo, falhei. É engraçado como no momento da derrota, nos sentimos como um fracasso, como se não fossemos bons e inteligentes o suficiente, ainda bem que é temporário. Hoje vejo que foi como havia de ser, cada tentativa me trouxe um aprendizado diferente. E me fez perceber algo que muda o jogo de qualquer um, percebi que não era a falta de esforço que me impedia de crescer, e sim a falta de conhecimento. É verdade que o segredo do sucesso mora na habilidade de agir, mas ação por si só, sem o conhecimento necessário (o que algumas pessoas chamam de Know-How), também é insuficiente. Foi aí que decidi mudar de verdade, transformei minha curiosidade por finanças e investimentos em um propósito. Me graduei em Gestão Financeira, fiz vários cursos sobre o tema, ao passo que continuava empreendendo em outra área, comecei a me aprofundar ainda mais no mundo dos investimentos. Foi nesse momento que comecei a cursar Ciências Econômicas, um MBA em Finanças, Investimentos e Banking e a devorar livros e conteúdos técnicos sobre análise de ações e outros ativos de renda variável. Mas a minha jornada não é só sobre mim. Eu não quero apenas ser referência no assunto, eu quero que você também consiga mudar a sua vida, mesmo que não seu objetivo não se especializar na área, como eu fiz e ainda faço. Quero ajudar pessoas que trabalham duro, mas ainda não colhem os frutos desse esforço, a construírem um futuro financeiro sólido, seguro e, acima de tudo, que proporcione a liberdade de escolha, que essa sim, é a mais valiosa de todas as coisas. Em meus canais de comunicação, eu vou te ensinar análise fundamentalista de verdade, sem atalhos, sem promessas vazias. Meu compromisso é mostrar como você pode investir com inteligência, clareza e estratégia, sem depender de ninguém e sem cair em armadilhas que vão fazer você perder dinheiro. Falando nisso, se você quer parar de trabalhar por dinheiro e começar a fazer o dinheiro trabalhar por você, lembre-se que eu estou aqui!